2014年8月20日，伴随着华体会体育迎新网“网上预报到”系统的正式启用，学校历史上首次数字化迎新工作全面启动。届时，来自全国各地的3600余名新生，将通过该系统提交各类信息，实现网上报到。

 

　　2013年，学校大力推进信息化建设，党委书记郭大成、校长胡海岩高度重视，学校办公室牵头负责，会同党委宣传部、发展规划处、网络服务中心、机关党委等多部门，制定了《华体会体育数字校园信息平台建设规划》，计划用3到5年使学校信息化水平上一个新台阶。在各部门的通力协作下，2013年顺利完成了年度建设内容。2014年，结合党的群众路线教育实践活动，学校办公室将“数字迎新”系统列为年度重点工作信息化建设内容。学校确定了以本科迎新工作作为突破口，实现迎新工作的信息化，该系统将有效提升迎新工作效率，为新生入学提供人性化、个性化服务。

 

　　自去年下半年起，学校办公室与宣传部、网络中心便着手开展“数字迎新”系统建设的可行性调研工作。通过赴多个兄弟高校的调研，最终确定了由我校自主研发的建设思路。2014年上半年，在学校信息化建设领导小组的统一领导下，学校办公室、宣传部、网络中心等多个部门组织专门力量开始建设“数字迎新”系统，结合调研成果，兼收并蓄、取长补短，逐步搭建起系统的主要内容和功能，并通过在各部门和师生中间广泛调研，征集意见，最终完善形成了我校“数字迎新”系统。

 

　　“数字迎新”系统主要包括“了解北理工”和“网上预报到”两个板块，其中由宣传部负责开发的迎新网（主页：http://i.bit.edu.cn）于6月底正式开通上线，新生、家长和社会各界都可通过迎新网了解学校基本情况、新生生活指南和学习指导，以及获取学校发布的报到事项等信息。

 

 

　　“网上预报到”板块则以利用信息化技术平台、实现新生入学报到的“双向”数字化、人性化服务为建设目的，实现以人为本的工作理念。“双向”即，一为校内各迎新相关部门提供数字化、网络化工作平台，在学生入学前最大限度的完成信息采集、处理和发布，大幅度提升工作效率；二为面向新生有效传递入学报到信息，最大限度帮助新生顺利报到，做好开学准备。

 

　　每年的新生入学报到不仅是全校性的“大工作”，更直接关乎着学校的社会形象。往年从录取开始，招生办公室、财务处、教务处，后勤集团、保卫处、图书馆和学生处等多部门协同合作，分头落实好学费扣缴、学号班号编制、宿舍方案制定、户籍等工作；学院在得到原始招生信息后，将进行分班、分学号和宿舍分配，同时做好迎新工作准备。由此可见，信息在不同的单位之间切割、整合和传递，既降低了工作效率，又增加了信息错误的风险。

 

　　因此，运用数字化、网络化的信息手段优化工作流程，成为我校数字迎新工作的核心。通过认真梳理工作关系，最终确定了通过建设“网上预报到”数字化平台来实现信息从“接力”到“共享”的“华丽转身”。

 

　　由网络中心负责建设的“网上预报到”系统，秉承以学生信息收集为核心，信息化流程用于辅助管理，各个涉及迎新工作单位数据共享的基本理念，依托网络，实现新生信息采集过程前移，将繁琐的事务性工作交由系统来完成，职能部门审核把关，各学院联动，确保迎新工作成效产生质的飞跃。经过实际运行，该系统已经显示出极高的工作效能。

 

 

　　8月15日下午2:30，招生办公室经过初步整理，提交了全体2014级录取学生信息。网络中心根据系统预设，形成学生基本信息数据库，随即根据学校办公室经过调研设计的自动分班算法，开创性地实现全体新生的自动预分班。当晚9点，班级预分结果就呈现在网上预报到系统之中。正值暑假的全体新生辅导员，不论身处何处，都准时登录系统，便捷地查询新生各类信息，对预分班情况进行调整，经学院副书记审核后，在网上确认提交；同时相关职能部门工作人员也能登录系统，随时关注班级审核情况。为了加强沟通，学校办公室还建设了工作微信群，方便初次使用系统的辅导员们随时咨询和反馈。

 

　　短短的周末两天，全校3600余名新生就拥有了属于自己的集体——130个新生班级顺利诞生，随后其他涉及迎新管理部门的工作人员登录系统，对信息进行审核确认，并与本单位工作进行数据对接。以往需要半个多月的工作，依托数字迎新系统，仅用五天便完成，实现了工作效率的飞跃提升，顺利保障了下一阶段新生数据预采集工作的顺利开展。

 

　　8月20日起，全国各地的新生们纷纷登录网上预报到系统，提交本人入学相关信息。至此，数字迎新工作进入了新生信息预采集阶段。在新生的录取通知书上，明确提出了网上预报到的要求，新生在规定时间内，通过登录预报到系统，填写个人基本信息、家庭信息、兴趣爱好等各类信息以及提交证件照片，同时还能看到自己的班级和同学，与辅导员取得提前沟通，通过辅导员建立的QQ群，入学前便开始了“班级生活”，以此真正做到入校前的有效沟通和延伸管理。对于新生需要填写的信息项，学校各相关部门也反复推敲研讨，不仅涵盖了新生入校后需要统计的各类基本信息，如学籍、一卡通、户籍、资助等，还为入学即将开展的军训工作提供服装尺码等，最大限度地为各单位提供充足的信息支持。而在往年的迎新工作中，针对新生的信息采集不仅占用了大量工作时间和精力，往往还易出现漏采或重复采集等问题。

 

　　随着“数字迎新”系统各阶段的顺利实施，学校的迎新工作势将改头换面，学校的整体形象将会有所提升。9月3日，迎新日现场，一眼望不到边的队伍将不复存在，取而代之的可能是”老朋友“的初次见面，他们的欢声笑语将回荡整个校园。也许，多年后的迎新工作，将于日常工作无异。