【图】IEEE/ICME国际复合医学工程大会志愿者服务工作报道
华体会体育(中国):2007-06-06 阅读次数:
摄影:王征 供稿、编辑:郭惠芝
开幕式
2007年5月23日-5月25日,IEEE/ICME国际复合医学工程大会在北京京丰宾馆召开。为期三天的国际会议上除了能看到与会的各位嘉宾,在会场的各个角落,还活跃着一群特殊的身影——大会志愿者。
参加此次国际学术会议的嘉宾和学者有500多人,200多人是外宾,来自华体会体育生命科学与技术学院的50多名志愿者,给会议提供了细致周到的服务。志愿者队伍是由老师和学生共同组成的,按工作分成若干小组:接机组、国内注册组、国际注册组、会场服务组、咨询导引组、志愿者管理组。
接机组接机
接机组共有8名工作人员,分成2组轮流工作,负责与会代表的接送工作。由于接机工作的特殊性,工作时间视代表何时到达而定,从而使得接机组成员没有正常的就餐、休息时间,随时在机场待命。
接机组的同志外语熟练,工作热情,曾经发生过这样一件事:接机组同学在机场帮助了一对德国夫妻,从开始的不信任到帮助他们找到出租车送他们到达目的地,得到了外国友人的赞赏。他们周到的服务给与会代表留下了美好的第一印象。大会开幕后,接机的任务相对减少了许多,他们就去咨询导引组开始了新的服务工作。
注册台
代表从现场注册,从制作胸卡、住宿、购买餐票、申请调换住宿、发放资料、开具发票等等一切内容都需在注册台上一气呵成。同时,后台要及时更新完成全部数据的录入,随时提供注册信息的查询。国内注册台在某些情况下还成了信息咨询台,不仅为中宾提供了大量的服务,而且对于外宾的咨询,他们也有问必答,甚至有一位外宾还将私人物品放心地存放在他们那里,约好时间再来取,他们这里俨然成为了物品寄存处。
外宾注册
外宾代表人数虽不及中宾代表的人数多,但工作的繁琐性有过之而无不及。外宾注册的大量工作在会议开始前一天就已展开。从22日一大早,外宾注册组的志愿服务人员就开始处理大量的代表信息,包括确认注册信息、发放资料、安排食宿等。白天在紧张的接待工作中度过,每天的归档和信息录入工作则在晚上进行。而且还有一些参会者是晚上10点多的航班抵京,5月22、23日他们的工作坚持到了深夜12点。尽管繁重的工作使人疲惫,但每天早晨全体人员仍然以璀璨的笑脸迎接前来注册的每一位宾客。在与咨询导引组的默契配合下,每一位注册完的外宾,均由专人陪送到客房。会议结束,国际注册组的志愿者还要负责办理外宾退房手续。
茶歇服务
报告会每天有三个会场同时进行,每个会场安排3-4名志愿者为参会人员提供服务。会场组负责全部会议会场的安排和布置,以及全部会议用设备的调试工作。会场组的工作每天都面临新的挑战,随时都有新的问题摆在面前。他们积极与会议中心有关人员协调,随时处理各种问题;为代表提供更为全面的现场服务,如设备调试、为发言者提供话筒等,而且要求会议结束前要一直坚守会场,保证会议的顺利进行。他们每个人都坚守岗位,很好地完成了自己的工作。会场服务的另一个主要任务是布置茶歇,他们要将水果、点心、茶、咖啡、开水等提前布置好,为参会人员提供热情周到的服务,包括提供咨询、泡茶、冲咖啡等。虽然工作量不大,但他们要一直坚守岗位,一天会议下来也非常辛苦。
导引服务
咨询导引组作为最活跃也是最辛苦的小组,在四天的服务期间,奔波于各个工作场所。他们最主要的工作是为外宾提供咨询服务,要带领他们找到房间,换领放卡,协助外宾办理网络服务、电话服务,poster张贴等。由于宾馆服务人员不懂外语,在无形中也给志愿者的服务增加了工作量。有外宾房间空调有问题,帮他调换房间;有外宾要外出游玩,要帮助他找好出租并告知路线和花费,还有些要全程陪同,充当导游和翻译;外宾提前退房,有一个志愿者凌晨四点起床,帮助他办理退房手续并找好出租送到机场,当外宾要给她报酬以示感谢时,她笑着说:“谢谢,我们都是志愿者,无偿为您服务”……
由于会议期间正式学生上课期间,所以涉及到的志愿者每天都有新面孔加入,从每天志愿者早上组织坐车到会场、到晚上安全送回学校,还有期间的志愿工作岗位分配、安排就餐、查岗、补岗等工作都有志愿者管理组完成。其实从前期的志愿者招募、报名、培训到服务期间与听从组委会调遣,再到后期总结,也都有志愿者管理组完成。他们的工作保证了志愿者服务有序进行,也是会议的顺利开展的有力保证。
感谢所有志愿者几天来的辛勤工作,他们热情周到的服务,使每一位参会者都有宾至如归的亲切感,也使此次大会成功举办。他们的热情和笑脸也体现了北京大学生的风貌。