【创新机制篇】一曲迎新“协奏”“——北理工2014“数字迎新”工作纪实

 

　　9月的北京，无论秋雨阵阵，还是阳光明媚，总有一场场密集的“战役”在京城各个高校的校园中打响，那就是来自全国的大学新生和家长们，脸上的喜悦，昭示着一段新生活的开始。北理工的校园也不例外，在良乡校区，每年9月熙熙攘攘人群在几天内既带来了数千生机勃勃的新鲜“血液”，随之而来的也有不可避免的校园运行压力，为学校管理工作带来不小挑战，甚至带来不必要的社会负面影响。

　　如何做好迎新工作，始终是学校管理部门着力研究和解决的一项重点问题。自去年开始，学校大力实施校园信息化建设，在这个大背景下，运用网络化、信息化手段，创新迎新工作模式，就提上了学校工作的议事日程，悄然间一场迎新“数字协奏曲”拉开了帷幕，2014年的迎新，也由此“舒缓”了下来。

 

 

 

　　无论是按照传统模式开展，还是开展全新的“数字迎新”，都离不开对迎新工作本质的剖析。学校在2014年上半年，成立了“数字迎新”领导小组，将涉及迎新工作相关部门力量整合起来，经过多次对工作的研讨和调研，从从千头万绪的工作中，凝练出重点，抓住了关键。通俗说来，就是吃好“饭”，要让北理工的迎新工作有个好“胃口”。

　　迎新工作需要在每年9月的一两天内，迎来两个流量的冲击，一个是庞大的人流，另一个则是密集的信息流，既要让人流有序流动，也要快速消化信息，使之融学校各类管理系统。就如同一个人，在短时间内，不仅要吞下大量食物，还要有效消化吸收。

北理工新生入校规模近年来一直保持在3600人左右，这背后更有3600多个家庭，入学报到全家出动已经成为常态，送孩子报到也成为了父母的一种心愿。因此，报到当日出入学校的人流达到上万人次，并不稀奇，自驾车到校的情况更是不断增长，为校园管理带来了莫大的压力。面对庞大的人流，必须做到有序流动，这是迎新工作顺利开展的前提和保障。

　　人的流量可见，更加庞大的信息流隐藏其后。信息化时代，新生入校其实也是信息入校的过程，如何快速准确的丰富考生信息，才是将“考生”变为“学生”的关键，也是构建有效管理的基础。“学校各个部门要想构建起对一名新生的有效信息管理，在数据采集方面至少要达到108项以上，虽然其中包括部分招办提供的考生信息，但是学校自己需要采集的信息项目也要达到80项以上。”网络中心屈少杰老师为记者做了详细分析。学生的校园生活从“衣食住行”到学习考试，都离不开管理信息体系的支撑。快速“进食”，也要快速“消化”。

　　因此，数字迎新领导小组敏锐的抓住这两个关键环节，明确了数字化手段的着力点，最大限度的帮助迎新工作拓展了空间和拉长了时间，让人员流动更加有序，让信息获取更加快捷，迎新工作终于“舒缓”了下来。

 

 

 

　　通过数字化手段实现迎新阶段人流的有序流动，其中关键就是最大限度的帮助新生和家长对报到流程做到心中有数。以往只能靠现场各类说明、指南，还有志愿者嘶哑的声音来实现，在嘈杂纷乱的环境下，效果有限。

　　为了充分发挥网络化和信息化的技术优势，北理工2014年数字迎新工作，首先启动了学校迎新网i.bit.edu.cn的建设工作，为各类入学报到信息的发布搭建稳定的网络平台，新生通过录取通知书可以第一时间登录网站，获取入学信息。网站贴近新生视角，贴近入学报到和校园生活的实际，运用视频等多媒体手段直观的展示了良乡校区的方方面面，可以帮助新生“决胜千里之外”。迎新网还向新生介绍了大学成长的基本知识和校史校情，帮助他们预热即将开始的北理生活。

     另一方面，配合迎新网建设的“i北理”微信公共账号，也是学校第一次尝试使用新媒体来提升工作成效。“i北理”微信号的投入使用后，在迎新前夕用户关注量就近2000，成为了报到动态推送的有效助手。同时，“i北理”还从新媒体特点出发，主动编辑撰写发布网文数十篇，轻松活泼的口气，贴近学生实际的角度，得到了新生群体的良好评价。

　　正是网络化平台的有效构建，不仅帮助新生掌握了校园基本情况和迎新当日的管理要求，更为重要的是首次实现了包括宿舍分配等关键信息的提前动态发布，最大限度的帮助新生和家长做好报到规划。

校园中少了许多带着行李疲惫的身影，多了不少“心中有数”自信的面孔，不少志愿者“门前冷落”。

 

 

 

　　如果仅仅是通过网络化手段帮助新生队报到流程和校园情况做到心中有数，那“数字迎新”也只是做了表面文章。北理工2014年“数字迎新”的最大魅力是在3600余名新生未入校前，就有效建立起一个个“网上班级”，同学之间，辅导员之间，虽素未谋面，但已相熟于网络，真正做到了“新生未报到，组织已建立”。

　　网络班级的建立有赖于新生信息的高效搜集，“数字迎新”建设了“网上预报到”系统，最大限度满足校内各单位的数据需求，并随录取通知书发放了登录要求和填写说明，每个新生都可以通过网络，在报到前与家人一起录入个人信息。网上预报到系统还能预征集学生证件照，仅此一项，就消除了往年证件照采集的排队长龙，免去了收费环节，真正做到了以人为本。

　　在该系统中，信息的安全“双向”流动，更是改变了迎新整体工作整体模式，每位学生都具有唯一登录权限，一些不方便公开的学生个人信息，就可以安全方便的在该系统中进行发布，例如学生宿舍分配情况、学费缴纳情况、上网账号等。

　　不过，系统中最广受欢迎的还是“我的同学，我的班”这个实用而有趣的功能。来自电子信息类专业的2014级张培阳同学表示:“ 学校的网上预报到系统不仅让我更便捷地了解学校和同学，报到时心里有底儿，省去了很多跑腿儿的工作。但最让我觉得有意义的就是可以提前认识班里同学，能更知根知底，能知道大家都来自哪儿，然后还有大家的联系方式，尽早认识自己的同学和舍友，感觉很不错！”。

　　通过对信息的完善，就可以在系统中进入自己的网络班级，看到即将同班的大学同学们，看看有多少男生、多少女生，都来自哪里。在系统中，新生辅导员们公布了联系方式和班级网上交流群。一个个新生班级，就通过无形的互联网建立起来，在入学前，同学之间有了沟通交流，辅导员们不仅在后台辛苦的审核全体学生信息，还实现了对新生们的“一对一”服务，为他们解答包括入学报到、学习成长等方面的各类问题。

　　正式管理工作的网络化前移，不仅方便了学生，也从根本上改变了迎新工作的内涵，从一场无组织的“遭遇战”，变成了一场可以组织起来的学生活动。

 

“接力”到“共享”的“华丽转身”
 

　　消化吸收来自全国3600余名新生的信息，使之融入到学校的各类管理体系之中，还能在较短的时间内完成新生班级划分、学号分配和宿舍安排等一系列安排，离不开各个迎新单位、学院以及全体新生辅导员们的辛勤工作，也与今年“数字迎新”所带来的理念转变，密不可分。

　　往年迎新工作，从录取开始，招生办公室、财务处、教务处，后勤集团、保卫处、图书馆和学生处等多部门协同合作，分头落实好学费扣缴、学号班号编制、宿舍方案制定、户籍等工作；学院在得到原始招生信息后，进行分班、分学号和宿舍分配，同时做好迎新工作准备。由此可见，信息在不同的单位之间切割、整合和传递，既降低了工作效率，又增加了信息错误的风险。

今年，“数字迎新”运用网络化、信息化手段极大的优化了工作流程，通过建设“网上预报到”数字化平台来实现信息从“接力”到“共享”的“华丽转身”。

　　“网上预报到”系统，以学生信息为核心、数据共享共建的基本理念，依托网络，实现新生信息采集过程前移，将繁琐的事务性工作交由系统来完成，职能部门审核把关，各学院联动，确保迎新工作成效产生质的飞跃。经过实际运行，该系统显示出极高的工作效能。

　　以学生分班为例，从8月15日下午2:30，在招办提交考生信息后，系统实现了自动预分班。当晚9点，全体新生辅导员，不论身处何处，通过网络对预分班情况进行调整，经相关部门确认后，全校3600余名新生就拥有了属于自己的集体——130个新生班级顺利诞生。以往需要半个多月的工作，依托数字迎新系统，仅用五天便完成，实现了工作效率的飞跃提升，顺利保障了下一阶段新生数据预采集工作的顺利开展。

 　

　　9月3日，迎新日现场，排队长龙和忙乱的人群已不复存在，取而代之的是目标明确的“匆匆而过”，还有“老朋友”的相见恨晚，入学的喜悦褪去了往日疲惫的神色，更多欢声笑语回荡校园。也许，多年后的迎新工作，将与日常工作无异，仅仅是一次全校性的学生活动而已。